İşbu "Genel Aydınlatma Metni", ERGUVANLI EV OTEL. ("ERGUVANLI EV ") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla, KVKK'da yer alan "Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü" başlıklı 10. ve "İlgili Kişinin Hakları" başlıklı 11. maddesi çerçevesinde; hangi amaçla kişisel verilerinizin işleneceği, işlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verilerinizin toplanmasının yöntemi ve hukuki sebebi ve KVKK'nın 11. maddesinde sayılan diğer haklarınızla ilgili olarak size bilgi vermek ve aşağıdaki hususlarda onayınızı almak amacıyla sunulmaktadır.
Bize sağladığınız kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem veriyoruz. Bu doğrultuda, kişisel verilerinizi yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemlerini almaktayız. Çalışanlarımızın kişisel verileriyle ilgili bilgilendirme Personel İçin Aydınlatma Metni ile sağlanmaktadır.
ERGUVANLI EV, web sitesi (www.erguvanlıev.com) ve bu aydınlatma metninde yer verilen diğer kanallar vasıtasıyla paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizi, yine bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlar ile sınırlı olarak işlemektedir. ERGUVANLI EV, açık adresi 118 Kızılhamam sokak No 8/A, Karahayıt Mahallesi, Pamukkale Denizli ve vergi numarası Gökpınar Vergi Dairesi - Vergi No: 068 002 18 72'dir. KVKK açısından Şirketimiz "Veri Sorumlusu" sıfatıyla faaliyet göstermektedir. ERGUVANLI EV internet sitesini ziyaret ettiğinizde ve/veya ERGUVANLI EV ile kişisel verilerinizi bu aydınlatma metninde belirtilen işleme amaçları kapsamında kullanılmak üzere paylaştığınızda, bu aydınlatma metninde ve web sitemizde yer alan gizlilik politikasında yer alan hükümler konusunda bilgilendirilmiş kabul edilirsiniz.
ERGUVANLI EV olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, başta Turizm İşletmelerinin Bakanlıkla, Birbirleriyle ve Müşteriyle İlişkileri Hakkında Yönetmelik, 1774 Sayılı Kimlik Bildirim Kanunu, Kaplıcalar Yönetmeliği vb sektörel mevzuat ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK"), 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili ikincil mevzuat ve bunlarla sınırlı olmaksızın ilgili tüm mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde ve şirket faaliyetlerimizi sürdürebilmek adına yaptığımız tüm müşteri, tedarikçi ve ziyaretçilerimizle yapılan işlemlerde kişisel verileri topluyoruz.
İşleme Amaçlarımız:
Aşağıdakilerle sınırlı olmamak kaydıyla, işleme amaçlarımız:
Bu kişisel veriler; ERGUVANLI EV olarak sunduğumuz hizmetlerden yararlanabilmeniz adına, açık rızanıza istinaden veya tabi olduğumuz yasal mevzuat başta olmak üzere KVKK 5. maddesinin 2. fıkrasında öngörülen diğer hallerde, işbu Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ile belirlenen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işleme amacının gerekli kıldığı sürenin sonunda imha edilecek veya anonimleştirilerek kullanılacaktır.
Kişisel Verilerinizi Hangi Yollarla Topluyoruz:
ERGUVANLI EV'e doğrudan sizin tarafınızdan sağlanan kişisel veriler: İletmiş olduğunuz tüm bilgi ve belgeler, rezervasyon talepleri, teklif talepleri, teklif formları, sözleşmeler, www.heraklestermal.com.tr iletişim formu, iş başvuru formu veya özgeçmişler vb Hizmet sunumu sırasında toplanan kişisel veriler: Rezervasyon bilgileri, konaklama belgesi, harcama kayıtları vb Fuar organizasyonları, müşteri veya tedarikçi ziyaretçileri vb'den toplanan kişisel veriler: Sektörel fuar organizasyonlarında veya karşılıklı gerçekleştirilen ziyaretlerde, görüşmelerde toplanan bilgi ve belgeler. ERGUVANLI EV'e yaptığınız ziyaretlerde toplanan kişisel veriler: Güvenlik girişinden itibaren, güvenlik kamerası işareti bulunan alanlarda, güvenlik kamerası ile çekim yapılması Çerezler ve benzeri teknolojiler vasıtasıyla topladığımız kişisel veriler: Kişisel verileriniz, Kanun'a uygun olmak kaydıyla www.heraklestermal.com.tr aracılığı ile otomatik yollarla elektronik ortamda toplanabilmektedir. İnternet sitemizi ziyaret ettiğinizde, aşağıdaki bilgiler otomatik olarak kayıt altına alınmakta ve bu veriler anonim istatistiksel trend ve demografik analizlerinde kullanılabilmektedir: " Client IP Adresi: Bağlantı isteği yapılan kullanıcı gerçek IP adresi, " User Agent Bilgisi: Bağlantı isteği yapılan internet tarayıcısı bilgisi (örn. Explorer/Chrome gibi) " İşletim Sistemi Versiyon Bilgisi: Bağlantı isteği yapılan bilgisayarın işletim sisteminin versiyon bilgisi (örn. Windows10/xp) " İnternet sitemizi ziyaret ettiğiniz tarih ve saat bilgisi Ayrıca ERGUVANLI EV'e ait wifi bağlantısı kullanmanız halinde de IP No, TC Kimlik No ve Oda No bilginiz kaydedilmektedir.
ERGUVANLI EV, söz konusu kişisel verilerinizi, açık rızanıza istinaden veya tabi olduğumuz mevzuat başta olmak üzere KVKK md. 5/f.2'de öngörülen diğer hallerde KVKK'da belirtilen güvenlik ve gizlilik esasları çerçevesinde yeterli önlemler alınmak kaydıyla ilgili taraflarla paylaşabilir ve aktarabilir. Bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz, KVKK'da öngörülen işlenme ve paylaşım amaçları haricinde veya açık rızanız olmadan üçüncü kişilerle paylaşılmaz. 1774 Sayılı Kimlik Bildirim Kanunu gereği, konaklama yapan müşterilerimizin (yerli / yabancı) kimlik bilgileri Kimlik Bildirim Sistemi üzerinden kolluk kuvvetlerine bildirilmektedir.
Tanılı veya temaslı kişiler ile ilgili önlemlerin alınması, hem tesisimiz hem de kolluk kuvvetlerince sağlanacaktır. Otel Yönetim Sistemimizde bulunan verileriniz ilgili yazılımda işlenmekte ve şirket içerisindeki sunucuda ve veri barındırma hizmeti alınan sunucularda muhafaza edilmektedir. Güvenlik kamerası ile çekilen görüntüler, belirlenen saklama süresi boyunca şirketimiz tarafından yetkilendirilmiş yöneticiler dışında kimse tarafından kontrol edilmez ve izlenmez. Güvenlik sebebiyle kolluk kuvvetleri / adli makamlar tarafından talep edildiği takdirde görüntüler aktarılabilir. Güvenlik kameraları, havuzlarda ve termal tedavi bölümünde, misafirlerimizin mahremiyetine özen gösterilerek konumlandırılmıştır.
Çalışan adaylarının iş başvuru formları, web sitemiz aracılığı ile ilettikleri bilgileri veya elden / e-posta ile gönderdikleri özgeçmişleri, açık rızası olmaksızın başka kişi ve kuruluşlara aktarılmaz. Diğer taraflardan toplanan kişisel veriler, işleme amacı doğrultusunda aktarımı gerekiyorsa, açık rızayı gerektiren hallerde veri sahibinin açık rızasını alarak veya kanuni gereklilik ya da açık rıza dışı işleme şartı gereği olarak yetkili kişi, kurum veya kuruluşlara aktarılabilir.
ERGUVANLI EV, telefon yoluyla veya bizzat başvurularda da, hakkında soru sorulan kişiye ait hiçbir bilgiyi (Adı-soyadı, iletişim bilgileri veya oda no vb) paylaşmaz. Kolluk kuvvetlerinin talebi halinde, yasal şart gereği, talep edilen bilgiler aktarılır. Acil durumlarda, ERGUVANLI EV, acil duruma müdahale etmek ve gerekli yardımı almak üzere, 112 Hızır Acil, Kolluk Kuvvetleri vb kamu kurumlarına haber vermektedir.
KVKK gereğince, veri sahibi olarak, kişisel verilerinizin: " İşlenip işlenmediğini öğrenme " İşlendiyse bilgi talep etme " İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme " Yurtiçi veya dışında aktarıldığı üçüncü tarafları bilme " Eksik ya da yanlış işlenmişse veya değişmişse, düzeltilmesini talep etme " KVKK Madde 7 çerçevesinde, silinmesini veya yok edilmesini isteme " Aktarıldığı üçüncü kişilerden de yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme " Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhte bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve " KVKK'ya aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini isteme hakkına sahipsiniz.
Bu kapsamda yapacağınız talepler 6698 Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında yazılı olmalıdır. Bunun için, kimliğinizi tespit edici belgeler ile birlikte, kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren e-postanızı [email protected] veya [email protected] adreslerine iletebilir veya başvurunuzu noter kanalıyla göndererek yapabilirsiniz. Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifedeki ücret tutarını ödemeniz gerekebilir.
Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
Bizimle İletişime Geçin: Genel Aydınlatma Metni veya diğer veri koruma uygulamalarımıza ilişkin herhangi bir soru veya endişenizin bulunması halinde veya bir erişim talebinizin bulunması halinde, bize [email protected] adresinden veya 0538 877 09 37 nolu telefondan ulaşabilirsiniz.
Yürürlük ve Değişiklikler
Bu aydınlatma metni, 20.03.2020 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Kanunda veya Kişisel Veri Envanteri'nde değişiklikler olması halinde, revizyon numarası ve tarihi değiştirilerek, paydaşlara yeniden bilgilendirme yapılacaktır.
ERGUVANLI EV, Aydınlatma Metni'nde açıklanan yollarla toplanan kişisel verilerin gizliliğinin korunması için azami özen ilkesi çerçevesinde, gereken tüm idari ve teknik önlemleri almakta ve bu verileri, önlemlere uygun şekilde fiziksel ve/veya elektronik ortamda saklamaktadır.
ERGUVANLI EV, topladığı tüm kişisel verileri, ilgili mevzuata ve şirket politikalarına uygun olarak ve yukarıda adı geçen aydınlatma metinlerinde belirtilen şartlarda işler, saklar veya paylaşır.
ERGUVANLI EV, işbirliği içinde olduğu kurum veya kuruluşlarla bilgi paylaşması halinde, bu şirketlerin ERGUVANLI EV'in gizlilik standartlarına ve şartlarına uymalarını sağlamak için gerekli önlemleri alır. ERGUVANLI EV, tüm çalışanlarının da gizlilik politikasına uygun davranmaları ve bu konuda gereken hassasiyeti göstermesini sağlamak için gerekli önlemleri almaktadır. Çalışanlarımız eğitimler yoluyla hem kendi kişisel verileri hem de paydaşlara ait kişisel verilerin korunması hakkında bilgilendirilmektedir. Bu politikada yer verilen taahhütler ERGUVANLI EV'in web sitesi ve diğer kanalları aracılığıyla paylaşılan bilgiler için geçerlidir. Bu sitede veya diğer kanallarda, başka web sitelerine link verilmesi halinde, link verilen web sitelerinin gizlilik ilkeleri ve kullanım şartları geçerli olup ilgili web sitelerinin ziyaret edilmesi nedeniyle uğranabilecek zarardan ERGUVANLI EV sorumlu değildir.
ERGUVANLI EV, kullanıcıların www.heraklestermal.com.tr adlı web sitesi ("Web Sitesi") üzerinden elektronik ortamdan iletilen kişisel bilgileri üçüncü kişilere açıklamaz. ERGUVANLI EV, kişisel bilgileri, üçüncü kişilere, bilgilerin toplanması ile ilgili açıklanan amaçlar dışında paylaşmaz, satmaz veya kullandırmaz. Sistemle ilgili sorunların tanımlanması ve Web Sitesi'nde çıkabilecek sorunların ivedilikle giderilebilmesi için, ERGUVANLI EV, gerektiğinde kullanıcıların IP adresini tespit etmekte ve bunu kullanmaktadır. IP adresleri, kullanıcıları genel bir şekilde tanımlamak ve kapsamlı demografik bilgi toplamak amacıyla da kullanılabilir. Web Sitesi vasıtasıyla Web Sitesi'ne üyelik veya satıcı olma gibi sıfatların kazanılması için kullanıcıların kendileriyle ilgili bir takım kişisel bilgileri (isim-soyisim, telefon, adres, e-posta adresleri gibi) vermeleri gerekmektedir. Kişisel bilgiler, gerektiğinde kullanıcıyla temas kurmak için kullanılır.
ERGUVANLI EV tarafından talep edilen bilgiler veya kullanıcı tarafından sağlanan bilgiler veya Web Sitesi üzerinden yapılan işlemlerle ilgili bilgiler çeşitli istatistiksel değerlendirmeler, veri tabanı oluşturma, kişiye özel paket / teklifler sunma ve pazar araştırmalarında kullanılabilir. Kullanıcıya ait kişisel bilgiler, ad-soyad, adres, telefon numarası, e-posta adresi ve kullanıcıyı tanımlamaya yönelik her türlü bilgiyi içermektedir. ERGUVANLI EV, işbu gizlilik politikasında aksi belirtilmedikçe kişisel bilgilerden herhangi birini üçüncü kişilere açıklamayacaktır.
ERGUVANLI EV, gizli bilgileri kesinlikle özel ve gizli tutmayı, bunu bir sır saklama yükümü olarak addetmeyi ve gizliliğin sağlanması ve sürdürülmesi, gizli bilginin tamamının veya herhangi bir kısmının kamu alanına girmesini veya yetkisiz kullanımını veya üçüncü bir kişiye ifşasını önlemek için gerekli tüm tedbirleri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. ERGUVANLI EV, gizlilik politikasına yönelik prensiplerin, güncel tutulması ve başta ilgili mevzuata ve şirket politikalarına uygun hale getirilmesi için bu politikada düzenlenen hususları önceden haber vermeksizin değiştirme hakkını saklı tutar.
a) Çerez Nedir: Çerez veya bilinen ismiyle "cookie", mobil ve masaüstü cihazlar kullanarak sitelerimizi (www.heraklestermal.com.tr ) ziyaret ettiğinizde bilgisayarınız veya mobil cihazınıza (akıllı telefon, tablet gibi) kaydedilen küçük metin dosyası veya bilgilerdir. Çerezler genellikle geldikleri internet site isimlerini, kullanım ömürlerini (cihazınızda ne kadar süre ile kalacağını) ve rastgele verilen sayılardan oluşan değerler içerir.
b) Ne için Kullanıyoruz: Çerezleri, sitelerimizin daha kolay kullanılması, sizin ilgi ve ihtiyaçlarınıza göre ayarlanması ve kullanıcılarımıza akıllı reklam gösterimi için kişiselleştirme amacıyla kullanıyoruz. İnternet siteleri bu çerez dosyaları okuyup yazabiliyorlar ve bu sayede tanınmanız ve size daha uygun bir internet sitesi sunulması amacıyla sizinle ilgili önemli bilgilerin hatırlanması sağlanıyor (tercih ayarlarınızın hatırlanması gibi). Çerezler ayrıca, sitelerimiz üzerinde gelecekteki hareketlerinizin hızlanmasına da yardımcı olur. Bunlara ek olarak, ziyaretçilerin sitelerimizi nasıl kullandığını anlamak ve sitelerimizin tasarımı ile kullanışlılığını geliştirmek amacıyla çerezleri sitelerimizin kullanımı hakkında istatistiksel bilgiler toplamak için de kullanabiliriz.
c) Hangi Türlerini Kullanıyoruz:
Oturum çerezleri (session cookies) ve kalıcı çerezler (persistent cookies) olmak üzere sitelerimiz genelinde iki tür çerez kullanmaktayız. Oturum çerezleri geçici çerezler olup sadece tarayıcınızı kapatıncaya kadar geçerlidirler. Kalıcı çerezler siz silinceye veya süreleri doluncaya (bu şekilde çerezlerin cihazında ne kadar kalacağı, çerezlerin "kullanım ömürlerine" bağlı olacaktır) kadar sabit diskinizde kalırlar.
Üçüncü Parti Çerezleri (3th Party Cookies) İş ortaklarımız, reklam platformları, sosyal medya platformları ile analitik bilgileri toplama hizmeti veren, sitemiz genelinde kullanılan bu servis sağlayıcılar hizmetlerini sunabilmeleri için sitelerimizi ziyaret ettiğinizde, bizim yerimize cihazlarınıza çerez kaydetmelerine izin verebiliriz. Bu çerezler hakkında daha fazla bilgi edinmek ve bu çerezlerin nasıl kontrol edileceğine ilişkin ayrıntılı bilgi için, lütfen bu üçüncü parti kurum ve kuruluşların gizlilik politikalarını veya çerez politikalarını inceleyiniz.
d) Çerezleri nasıl kontrol edebilir veya silebilirsiniz: Bir çok internet tarayıcısı, varsayılan olarak çerezleri otomatik olarak kabul etmeye ayarlıdır. Bu ayarları, çerezleri engelleyecek veya cihazınıza çerez gönderildiğinde uyarı verecek şekilde değiştirebilirsiniz. Çerezleri yönetmenin birkaç yolu bulunmaktadır. Tarayıcı ayarlarınızı nasıl düzenleyeceğiniz hakkında ayrıntılı bilgi almak için lütfen tarayıcınızın talimat veya yardım ekranına başvurun. Eğer kullandığımız çerezleri devre dışı bırakırsanız, bu eylem ERGUVANLI EV sitelerindeki kullanıcı deneyiminizi etkileyebilir; örneğin ERGUVANLI EV sitesinin belirli bölümlerini görüntüleyemeyebilir veya bir ERGUVANLI EV sitesini ziyaret ettiğinizde sizin için özelleştirilmiş olan bilgilere ulaşamayabilirsiniz. ERGUVANLI EV sitelerini görüntülemek için farklı cihazlar kullanıyorsanız (ör. bilgisayar, akıllı telefon, tablet vb.), bu cihazların her birindeki her tarayıcının çerez tercihlerinize uygun şekilde ayarlanmış olduğundan emin olmanız gerekir.
ERGUVANLI EV, aşağıdaki sosyal medya platformlarını kullanmaktadır: Facebook Instagram Twitter Sayfaların açılması ve yönetim yetkisi, ERGUVANLI EV reklam pazarlama Sorumlusu'na aittir. Bunun dışında açılan hesaplar ve sayfalar şirketimizle ilgili değildir. Tespiti halinde, ERGUVANLI EV yasal yollara başvurabilir. Sayfalarda, şirket faaliyetleri (Otel geneli, lobi, havuzlar, restoran, termal tedavi, eğlence organizasyonları vb) sırasında çekilen fotoğraf ve videolar paylaşılmaktadır. Bunun dışında, özel günlere veya milli ve dini bayramlara ait kutlama / anma mesajları yayınlanabilmektedir. Sosyal medya sayfalarında, gerekli parametre ve gizlilik ayarları ERGUVANLI EV reklam pazarlama Sorumlusu tarafından yapılır. Fotoğraf ve videolarda yer alan çalışanlarımızın görüntüleri ancak açık rızaları alınmışsa yayınlanabilir, bunun dışında müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, ziyaretçilerimizin görüntülerine, izinleri alınmadığı takdirde yer verilmez. Paylaşımlarda, çalışanlarımızın adları etiketlenmez, hiçbir kişisel verisi izni olmaksızın paylaşılmaz.
Bunun dışında, çalışanlarımızın, sosyal medya kullanımında dikkat etmesi kurallar aşağıda açıklanmıştır:
a) Sosyal ağlarda, ERGUVANLI EV veya sektörle ilgili bir konuda fikir beyan ediliyorsa, kişisel düşünceniz olduğu belirtmek zorundadır.
b) Şirket, çalışma arkadaşları ve kendi itibarını korumak zorundadır. İtibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmaktan kaçınılacaktır.
c) Müşteriler, rakipler, tedarikçiler, kamu veya özel kurum ve kuruluşlar hakkında itibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmayacaktır.
d) ERGUVANLI EV çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine ve diğer paydaşlara ait hiçbir bilgi paylaşılmayacaktır.
e) Sosyal ağlarda, onay alınmadıkça diğer kişilerin fotoğraflarını paylaşmamalı ve adlarını etiketlememelidir.
f) Ayrımcı, tacizci, ırkçı, dini veya cinsel içerikli, saldırgan ve rahatsız edici tarzda yorumlar yazılmayacaktır.
g) Şirketin sosyal medya sayfalarında, hiçbir ticari ürünün reklamı, hiçbir siyasi partinin propagandası yapılmayacaktır.
h) Şirket bünyesindeki kişi, ofis, toplantı, çalışma içeriğine ait detaylar, mekanlar vb sosyal medyada etiketlenmeyecektir. Şirket içerisinde çekilen fotoğraflar, şirket adı etiketlenerek paylaşılmayacaktır.
i) Paylaşılması düşünülen bir içerik hakkında şüpheye düşülmüşse, ERGUVANLI EV reklam pazarlama danışılacaktır.
j) Sosyal medya platformlarına herhangi bir içerik (metin, resim, video vb.) yüklemesi yaparken dikkatli olmak gerekir. Farkında olmadan marka ya da telif hakları ihlal edilebilir.
k) Çalışanlar sosyal medyada paylaştıkları ve yayınladıkları içeriklerden kişisel olarak sorumludur.
l) Sosyal medyada yazılı mesajların yanlış anlaşılma ihtimaline karşı, yazım kurallarına uygun davranılacaktır.
m) Yetki verilmemiş kişiler asla kendini firmanın resmi sözcüsü olarak tanıtmamalıdır.
n) Şirketle ilgili başkaları tarafından yazılmış olumsuz mesajlara karşı olumsuz mesaj yazılmayacak, sağduyulu ve nazik yaklaşılacaktır. o) İnternette paylaşılanların, kaldırılsa veya silinse bile tamamen kaldırılamayacağının farkında olunacak. Çalışanlarımız, kişisel sosyal medya sayfalarındaki parametre ve gizlilik ayarları konusunda, ERGUVANLI EV reklam pazarlama danışabilirler.
ERGUVANLI EV, elde ettiği kişisel verileri, yasal zorunlu faaliyetlerini ve ticari faaliyetlerini yerine getirebilmek amacıyla, Kişisel Veri Envanteri ile belirlenen ve VERBİS (Veri Sorumluları Sicili)'de kamuya açık şekilde ilan edilen saklama süreleri zarfında, fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklamaktadır. Kişisel veriler, KVKK başta olmak üzere, ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülükler dikkate alınarak muhafaza edilmektedir.
Kişisel veri, yasal olarak toplanan ve işlenen bir veri ise, saklama süresi, ilgili mevzuatta yer alan süre olarak Kişisel Veri Envanteri'nde tanımlanır. Diğer veriler için ise, ilgili faaliyetlerin yerine getirebilmesini sağlayacak süreler belirlenir ve Kişisel Veri Envanteri'nde tanımlanır. Saklama süreleri bazen "ay", "yıl" gibi tanımlanırken, bazı kişisel veriler için "…. Bitiminde", "…………yapılana kadar" şeklinde tanımlanabilmektedir. Bu sebeple her bir kişisel veri için, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir. Kişisel verilerin saklama sürelerinin yanı sıra, hangi fiziksel veya elektronik ortamlarda saklandığı da Kişisel Veri Envanteri'nde her bir kişisel veri grubu için tanımlanır.
Belirlenen sürelerin sona ermesi ve kişisel verilerin işlenme amaçlarının sona ermesi durumunda, ERGUVANLI EV, kendiliğinden veya veri sahibinin talebi üzerine, verinin saklama türüne uygun olarak belirlenen yöntemlerle kişisel verileri silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir. Silme ve yok etme halinde, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir. Anonim hale getirmede ise verinin orijinal haline geri dönemeyecek şekilde değiştirilmesi sağlanacaktır.
Bazen bir veri birden fazla amaç için de işlenmiş olabilir ve böyle bir durumda yasal mevzuat çerçevesinde, aksini emreden bir düzenleme olmaması halinde, ilgili verinin işlenmesine neden olan tüm nedenler ortadan kalktığında ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, kanunun buna cevaz vermesi şartıyla işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir.